Documenten samenvatten met AI: zo doe je het en dit check je

Een huurcontract voor een bedrijfspand van 38 pagina’s, een jaarrapport van je branchevereniging of drie offertes die allemaal anders zijn opgebouwd: je wilt weten wat erin staat zonder alles regel voor regel te lezen. Claude, ChatGPT en Gemini Notebook maken in een minuut een samenvatting. In deze gids doe je dat in vijf stappen, met prompts om te kopiëren, een aanpak voor lange stukken en een controle voordat je erop vertrouwt. Voor één document maakt het weinig uit welke van de drie je kiest. Voor meerdere documenten tegelijk is Gemini Notebook het handigst. De verschillen staan in een tabel onder de stappen.

Update 12 november 2026 Stap 3 heeft nu een aanpak voor lange documenten en er zijn prompts bijgekomen om twee versies van een contract te vergelijken en om de samenvatting in een nieuw gesprek te laten controleren. Fouten staan in een tabel met de vijf soorten die het vaakst voorkomen en onderaan staat een checklist. Prijzen in euro. Wat er is veranderd lees je onderaan.

Wat heb je nodig

• Het document als PDF, Word-bestand of tekst (een doorzoekbare PDF werkt beter dan een scan)
• Een account bij Claude, ChatGPT of Google
• Voor stukken met klantgegevens: een zakelijk abonnement met verwerkersovereenkomst
• Een vraag: wat wil je na het lezen kunnen beslissen?
• Tien tot twintig minuten, waarvan de helft voor controle

Stap 1: bepaal wat je wilt weten

Een samenvatting zonder doel geeft een nette maar nutteloze lijst. Het model kiest dan zelf wat belangrijk is en dat hoeft niet te zijn wat jij zoekt. Bedenk dus eerst wat je met het stuk gaat doen: tekenen, een offerte kiezen, je team informeren of een deadline halen.

Bij een contract wil je vooral looptijd, opzegtermijn, boetes en aansprakelijkheid weten. Bij een rapport de conclusies en wat er van jou verwacht wordt. Bij offertes de verschillen in prijs, levertijd en voorwaarden.

Gelukt als: je in één zin kunt zeggen welke beslissing je met de samenvatting neemt.

Stap 2: haal eruit wat er niet in hoort

Lees eerst de eerste pagina van het stuk zelf. Staat er een geheimhoudingsclausule in, dan mag je het misschien niet zomaar bij een externe dienst neerleggen. Staan er persoonsgegevens van klanten of medewerkers in, dan geldt de AVG en heb je een zakelijk account met verwerkersovereenkomst nodig.

Bij een privéaccount van Claude kies je zelf of je gesprekken voor training gebruikt mogen worden. Laat je dat aan, dan bewaart Anthropic ze vijf jaar. Voor Claude Team en Enterprise geldt dat niet (Anthropic). Bij ChatGPT Business en Enterprise traint OpenAI standaard niet op je bedrijfsgegevens (OpenAI). Bij Gemini Notebook met een Google Workspace-account lezen geen medewerkers mee en worden je uploads niet gebruikt om modellen te trainen (Google).

Werk je met een gratis privéaccount, haal dan namen, adressen, IBAN-nummers en bedragen die er niet toe doen uit een kopie van het document voordat je het uploadt.

Gelukt als: je weet dat het stuk mag worden geüpload en de kopie geen gegevens bevat die er niet in horen.

Stap 3: upload en stel een gerichte vraag

In Claude klik je op het plusteken linksonder in het invoerveld en kies je het bestand. Je kunt het ook in het venster slepen (Anthropic). ChatGPT werkt op dezelfde manier. In Gemini Notebook maak je een notitieboek aan en kies je links Add sources. Zet er gerust alle drie de offertes in (Google). Werkt je team in Microsoft 365 met een Copilot-licentie, dan typ je in Word in het Copilot-venster “Summarize this document” (Microsoft).

Een prompt?PromptDe opdracht of vraag die je aan een AI-model geeft. Hoe concreter de prompt (doel, doelgroep, voorbeeld erbij), hoe bruikbaarder het antwoord. ChatGPT alleen al verwerkt er zo'n 2,5 miljard per dag.Hele uitleg: PromptSluiten, de opdracht die je de AI geeft, werkt het best als je doel, vorm en lezer noemt. Drie om te kopiëren:

Vat dit contract samen voor een ondernemer die moet beslissen of hij
tekent. Geef looptijd, opzegtermijn, prijsverhogingen, boetes en
aansprakelijkheid. Noem bij elk punt het artikelnummer en de pagina.
Schrijf in het Nederlands, maximaal [250] woorden.

Geef de vijf belangrijkste conclusies van dit rapport en daarna een
lijst met actiepunten voor een bedrijf met [aantal] medewerkers in
[branche]. Zet bij elk punt de pagina waar het staat.

Zet de [drie] offertes naast elkaar in een tabel: totaalprijs, eenmalige
kosten, maandkosten, levertijd, opzegtermijn en wat niet inbegrepen is.
Markeer wat ontbreekt in een offerte.

Lange documenten in drie rondes. Bij een stuk van tientallen pagina’s mist een samenvatting in één keer makkelijker iets. Onderzoekers zagen in 2023 dat taalmodellen informatie in het midden van een lange tekst slechter gebruiken dan aan het begin of eind (Liu e.a.). Werk daarom zo:

Ronde 1: Maak een inhoudsoverzicht van dit document: hoofdstukken,
paginanummers en per hoofdstuk één zin waar het over gaat.

Ronde 2 (per hoofdstuk): Vat hoofdstuk [nummer] samen met het oog op
[jouw beslissing]. Noem bedragen, datums, termijnen en uitzonderingen
met de pagina.

Ronde 3: Maak van de samenvattingen hierboven één samenvatting van
maximaal [300] woorden. Zet bovenaan wat ik moet beslissen of doen.

Twee versies vergelijken. Krijg je een nieuwe versie van een contract of algemene voorwaarden, upload dan beide:

Ik heb twee versies van hetzelfde contract geüpload: [bestandsnaam oud]
en [bestandsnaam nieuw]. Maak een tabel van alles wat is veranderd:
artikelnummer, oude tekst, nieuwe tekst en wat het voor mij betekent.
Let vooral op prijzen, termijnen, aansprakelijkheid en opzegging.
Noem ook artikelen die zijn weggehaald of toegevoegd.

Beginner-tip Vraag liever vijf losse vragen achter elkaar dan één grote. “Wat is de opzegtermijn?” levert een preciezer antwoord op dan “vat alles samen”, omdat het model dan gericht in de tekst zoekt.

Gelukt als: je een samenvatting hebt waarin bij elk punt een artikel of pagina staat.

Stap 4: controleer elk getal en elke termijn

Een samenvatting kan vloeiend lezen en toch net de uitzondering missen die er voor jou toe doet. Taalmodellen kunnen ook iets overtuigend opschrijven dat niet in het stuk staat, een hallucinatie?HallucinatieEen antwoord dat overtuigend klinkt maar feitelijk onjuist is, zoals een verzonnen bron of niet-bestaand jurisprudentienummer. Geen storing, maar een eigenschap van hoe taalmodellen werken: controleer feiten dus altijd zelf.Hele uitleg: HallucinatieSluiten. Hoe je die herkent, lees je in AI-hallucinaties herkennen.

Controleer drie soorten gegevens altijd in het origineel: bedragen, datums en termijnen. In Gemini Notebook gaat dat snel: een antwoord verwijst naar je bronnen. Ga je met de muis over een verwijzing, dan zie je het citaat. Met een klik spring je naar die plek (Google). In Claude en ChatGPT vraag je erom:

Geef bij elk punt uit je samenvatting het letterlijke citaat uit het
document en de pagina. Staat iets er niet letterlijk in, zeg dat dan.

Gebruik het paginanummer dat je PDF-lezer toont. Anthropic waarschuwt dat Claude daarmee rekent en niet met het nummer dat onderaan de pagina gedrukt staat (Anthropic). Ook Copilot in Word geeft volgens Microsoft niet altijd een verwijzing naar wat verderop in het document staat (Microsoft).

Wil je een tweede blik, open dan een nieuw gesprek, upload het document opnieuw en plak de samenvatting erbij:

Hieronder staat een samenvatting van het document dat ik heb geüpload.
Controleer elke bewering tegen het document. Maak een tabel met: de
bewering, klopt het (ja / nee / deels), het citaat met pagina en wat
er ontbreekt. Let op afgeronde cijfers, gemiste voorbehouden en
uitzonderingen.

[samenvatting]

Een nieuw gesprek is belangrijk: in het oude gesprek verdedigt het model wat het eerder schreef.

Gelukt als: je elk bedrag, elke datum en elke termijn uit de samenvatting zelf in het origineel hebt teruggevonden.

Stap 5: bewaar wat je vaker nodig hebt

Gebruik je dezelfde stukken steeds opnieuw, zoals je algemene voorwaarden of een raamcontract, upload ze dan niet elke keer los. In Claude zet je ze in een project, zodat ze klaarstaan in elk nieuw gesprek. Hoe je dat inricht, staat in Claude Projects voor het mkb. In Gemini Notebook bewaar je een notitieboek per klant of per onderwerp.

Gelukt als: je terugkerende stukken in één project of notitieboek staan.

Welke tool past bij welk document

Gemini Notebook is de nieuwe naam van NotebookLM. Google veranderde die op 16 juli 2026 en het blijft een losse dienst voor onderzoek in je eigen bronnen (Google).

	Claude	ChatGPT	Gemini Notebook
Sterk in	Eén lang document, nauwkeurige tekst	Snelle vraag over één bestand	Meerdere bronnen samen bevragen
Grootte	PDF tot 1.000 pagina’s, 20 bestanden per chat	Grote bestanden, met een gebruikslimiet in de gratis versie	Tot 50 bronnen per notitieboek (gratis), elk tot 500.000 woorden of 200 MB
Verwijst naar de bron	Als je erom vraagt	Als je erom vraagt	Standaard, met een klikbare verwijzing
Gratis te proberen	Ja	Ja	Ja

De cijfers voor Claude komen uit het helpcentrum van Anthropic (Anthropic), die voor Gemini Notebook uit dat van Google (Google). Tot 100 pagina’s kijkt Claude ook naar grafieken en tabellen als beeld. Bij 101 tot 1.000 pagina’s alleen nog naar de tekst.

Waar het vaak op vastloopt

Wat er gebeurt	Wat je doet
Een cijfer is afgerond (“ruim 10.000” waar 9.850 staat)	Vraag om het letterlijke citaat met pagina (stap 4).
De samenvatting is stelliger dan het stuk (“moet” waar “kan” staat)	Vraag in de controleprompt naar voorbehouden en lees de zin zelf na.
Een uitzondering of voorbehoud is weggelaten	Vraag per hoofdstuk naar uitzonderingen (ronde 2 in stap 3).
Twee punten worden aan elkaar gekoppeld die in het stuk los staan	Laat elk punt met een eigen citaat onderbouwen.
Er staat iets in dat uit algemene kennis komt, niet uit het document	Zet in je prompt “gebruik alleen dit document” en laat de controle in een nieuw gesprek doen.
Het bestand is een scan en cijfers kloppen niet	Maak er een doorzoekbare PDF van met de scanapp van je telefoon of printer.
De kern zit in grafieken van een lang rapport	Splits het document in delen van maximaal 100 pagina’s (Claude).
De tool meldt dat het bestand te groot is	Je zit boven 1.000 pagina’s (Claude) of 500.000 woorden per bron (Gemini Notebook). Knip het in delen.
Het antwoord is in het Engels	Zet “schrijf in het Nederlands” in je vraag.

Wat het kost

Voor een paar documenten per week volstaan de gratis versies, alle drie met een limiet op gebruik. Claude Pro kost €18 per maand bij maandbetaling of €15 per maand bij jaarbetaling, exclusief btw (Anthropic). ChatGPT Plus kost €23 per maand (OpenAI). Voor stukken met klantgegevens heb je een zakelijk abonnement nodig, dat per gebruiker duurder is. Reken daarnaast op je eigen tijd: de controle in stap 4 kost meer minuten dan de samenvatting zelf.

Wel voor jou als je regelmatig contracten, offertes, rapporten of subsidievoorwaarden moet doorgronden en snel wilt weten waar je op moet letten. Niet voor jou als het document juridisch beslissend is en je het niet zelf kunt nalezen. Een AI-samenvatting vervangt geen advocaat bij een overname of een groot huurcontract.

Checklist: klaar om op te vertrouwen

• Je weet welke beslissing je met de samenvatting neemt
• Het stuk mocht worden geüpload, zonder gegevens die er niet in horen
• Elk punt heeft een artikel of pagina
• Bedragen en datums zijn nagelopen in het origineel
• Termijnen (opzeggen, betalen, leveren) zijn nagelopen
• Uitzonderingen en voorbehouden zijn nagelopen
• Bij een lang of belangrijk stuk is de samenvatting gecontroleerd in een nieuw gesprek

Volgende stap

Werk je vaker met meerdere stukken tegelijk, zoals offertes of beleidsstukken? Lees dan NotebookLM gebruiken: stappenplan voor offertes en contracten.

Zo is deze gids gemaakt

Aangevuld op 12 november 2026 na een vergelijking met twee samenvatgidsen van andere Nederlandse sites, die meer prompts hadden en een aanpak voor lange documenten. Nieuw: de drie rondes voor lange stukken met het onderzoek “Lost in the Middle”, de prompt om twee contractversies te vergelijken, de controleprompt in een nieuw gesprek, Copilot in Word, “Gelukt als” bij elke stap, de foutentabel met vijf foutsoorten en de checklist. De tooltabel staat nu onder de stappen. De prijzen staan in euro. Het onderzoek “Lost in the Middle” is uit 2023 en gebruikte de modellen van toen: nieuwere modellen kunnen het beter doen, de aanpak in rondes blijft een goede gewoonte. Wij hebben geen vergelijkende test met eigen documenten gedaan.

Nagelezen bij de bron op 12 november 2026: de uploadpagina van Claude (1.000 pagina’s, 100 pagina’s met beeld, 20 bestanden, paginanummers), de nieuwe consumentenvoorwaarden van Anthropic (vijf jaar, niet voor Team en Enterprise), de pagina’s van Gemini Notebook over bronnen, verwijzingen en privacy, de pagina van Microsoft over samenvatten in Word, het onderzoek op arXiv en de prijspagina’s van Claude en ChatGPT.

Eerdere versie: 5 november 2026.

Wil je weten hoe AI in je eigen documenten zoekt en waarom het soms een passage mist? Dat staat in RAG zelf bouwen: zo doorzoekt AI je eigen documenten.