NotebookLM gebruiken: stappenplan voor offertes en contracten

Je hebt drie offertes voor een nieuw boekhoudpakket, een personeelshandboek van 80 pagina’s en de notulen van het afgelopen jaar. Nu wil je weten welke offerte de langste opzegtermijn heeft, wat het handboek zegt over ziekteverlof en wat er in maart is besloten. NotebookLM is de Google-tool waarmee je dat in je eigen stukken opzoekt. Hieronder lees je hoe je een notitieboek opbouwt, vragen stelt met bronverwijzing, wat de naamswijziging naar Gemini Notebook betekent en wat Google met je bestanden doet.

Wil je eerst weten of dit de juiste tool is naast Claude en ChatGPT? Dat vergelijk je in documenten samenvatten met AI. Dit artikel is het stappenplan voor NotebookLM zelf.

Heet NotebookLM nu Gemini Notebook?

Ja. Google meldde op 16 juli 2026 dat NotebookLM voortaan Gemini Notebook heet. Google noemt het “dezelfde losse tool” met diepere Google-koppelingen (Bron: Google). Je notitieboeken kun je ook in de Gemini-app maken en openen, ze lopen synchroon. Bestaande notitieboeken en gedeelde links blijven werken, want Google heeft automatische doorverwijzing ingesteld (Bron: Google Workspace Updates). De nieuwe naam en het logo verschijnen volgens Google over enkele weken overal in de interface, dus je ziet nog wel eens beide namen. In dit artikel staat daarom steeds NotebookLM: zo zoeken de meeste mensen er nog naar.

Wat kun je er als ondernemer mee?

Je zet je eigen stukken in een notitieboek en de tool beantwoordt vragen alleen op basis van die stukken. Dat past bij vier dingen die in een klein bedrijf steeds terugkomen:

• Offertes naast elkaar leggen: prijs, levertijd, opzegtermijn en wat er niet bij zit.
• Contracten en voorwaarden doorzoeken: looptijd, boetes, verlenging.
• Een handboek bevragen: een nieuwe collega vraagt de tool wat de regel voor thuiswerken is, in plaats van jou.
• Vergaderstukken terugvinden: wat is er over de nieuwe vestiging besloten en wanneer?

Het verschil met een gewone chatbot is dat elk antwoord een verwijzing bevat. Houd je muis boven het nummertje en je ziet de geciteerde tekst, klik erop en je springt naar die plek in je document (Bron: Google). Dat maakt controleren makkelijk. Vraag je iets wat niet in je bronnen staat, dan krijg je volgens Google soms de melding dat de tool het niet kan beantwoorden.

Stap 1: maak een notitieboek per onderwerp

Ga naar notebooklm.google.com (je wordt doorgestuurd naar het nieuwe adres) en log in met je Google-account. Google vraagt je eerst je leeftijd te bevestigen. Kies Create new notebook. Maak één notitieboek per onderwerp: een voor de softwareofferte, een voor het personeelshandboek, een voor de notulen van dit jaar. Een bron die je in het ene notitieboek zet, zit niet vanzelf in het andere.

Beginner-tip Begin klein, met drie tot vijf stukken over één vraag. Met een notitieboek vol losse mappen krijg je vage antwoorden. Je kunt later altijd bronnen toevoegen.

Stap 2: voeg je bronnen toe

Klik op Add sources. Dit past erin (Bron: Google):

Soort bron	Goed om te weten
pdf, Word, PowerPoint, TXT, Markdown, CSV	Tot 500.000 woorden of 200 MB per bestand
Google Docs, Slides, Sheets	Slides tot 100 dia’s, Sheets tot 100.000 tokens (stukjes tekst). Uit Google Drive bijgewerkt na een paar minuten
Website	Alleen de tekst. Pagina’s achter een betaalmuur werken niet
Audio en YouTube	Audio wordt omgezet naar tekst. Van een YouTube-video komt alleen het transcript mee
Geplakte tekst en afbeeldingen	Plak bijvoorbeeld een mail van een leverancier

In de gratis versie heb je 50 bronnen per notitieboek en 100 notitieboeken in totaal. Betaalde Google AI-abonnementen geven meer ruimte: Plus 100 bronnen per notitieboek, Pro 300 en Ultra 500 of 600 (Bron: Google). Google zegt zelf dat deze aantallen kunnen veranderen. Voor een Workspace-account noemt Google geen aparte aantallen, alleen dat uitgebreidere toegang bij sommige edities mogelijk is.

Een scan of foto van papier is lastiger dan een doorzoekbare pdf. Controleer bij gescande offertes extra goed of bedragen kloppen.

Stap 3: stel vragen en controleer het antwoord

Typ je vraag in de chat. Gebruik de prompts die voor documenten werken: wees concreet over wat je wilt weten en in welke vorm.

Zet de drie offertes naast elkaar in een tabel: totaalprijs per jaar,
eenmalige kosten, opzegtermijn, looptijd en wat niet inbegrepen is.
Zet erbij uit welke bron elk gegeven komt.

Wat staat er in het handboek over ziekteverlof? Geef ook aan als het
handboek hier niets over zegt.

Je kunt in het bronnenpaneel bronnen uitvinken, zodat de tool alleen uit de rest put. Dat is handig als twee offertes uit verschillende jaren komen. Via Configure Chat kies je een stijl en antwoordlengte, bijvoorbeeld “leg het uit voor iemand zonder juridische achtergrond”. Een goed antwoord bewaar je met een druk op de pinknop als notitie, inclusief de verwijzingen (Bron: Google).

Controleer bij elk bedrag, elke datum en elke termijn de verwijzing. Google zegt zelf dat de tool fouten kan maken. Hoe je zulke fouten herkent, staat in AI-hallucinaties herkennen.

Stap 4: laat er een Audio Overview van maken

Een Audio Overview is een podcastgesprek over je stukken, handig voor onderweg. Kies in het Studio-paneel Audio Overview. Je hebt vier vormen: Deep Dive (twee hosts, de standaard), The Brief (één spreker, kort), The Critique (twee hosts beoordelen bijvoorbeeld een plan) en The Debate (twee hosts bespreken verschillende standpunten) (Bron: Google).

Dit werkt in meer dan tachtig talen, Nederlands inbegrepen. Standaard gebruikt de tool de taal van je Google-account. Stel de taal in vóór je genereert. De lengte Longer en de interactieve modus, waarin je zelf de hosts vragen stelt, werken alleen in het Engels.

Een podcast is een samenvatting en geen bron. Gebruik hem om een stuk te verkennen. Voor bedragen en voorwaarden ga je terug naar de chat met verwijzingen.

Stap 5: deel met je team, maar let op wat je deelt

Via Share geef je een collega Viewer- of Editor-rechten. Een collega die in jouw notitieboek vraagt stelt de vragen in zijn eigen chat, die privé blijft. Delen verandert niets aan het bronnenlimiet: ook voor een gedeeld notitieboek blijft het aantal bronnen gelijk (Bron: Google).

Openbaar delen kan alleen met een consumentenaccount en staat uit voor Workspace Enterprise- en Education-accounts (Bron: Google). Zet nooit een notitieboek met klantstukken openbaar.

Wat doet Google met je documenten?

Het antwoord hangt af van welk account je gebruikt (Bron: Google).

• Privéaccount: Google zegt dat je gegevens niet worden gebruikt om Gemini Notebook te trainen, tenzij je feedback geeft. Dan kan Google de hele context bekijken, dus je vragen, uploads en de antwoorden. Volgens de privacypagina bekijken getrainde teams feedback, losgekoppeld van je account. Google bewaart die tot drie jaar (Bron: Google).
• Zakelijk Workspace-account: Google zegt dat uploads, vragen en antwoorden niet door mensen worden bekeken en niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen, ook niet als je duim omhoog of omlaag geeft. Voor een werkaccount gelden de Google Cloud-voorwaarden. Een beheerder moet de dienst soms eerst aanzetten.

Voor jou als ondernemer betekent dit: stuur geen feedback mee als er klantgegevens in het gesprek zitten. Gebruik voor klantdossiers het zakelijke account. Staan er persoonsgegevens in je stukken, dan geldt de AVG, ook als de tool veilig oogt. Haal wat er niet toe doet weg en leg vast waarvoor je de gegevens gebruikt. Of een verwerkersovereenkomst nodig is, hangt af van je abonnement. Check dat bij je Workspace-beheerder of bij Google.

Wat NotebookLM niet is

Het is geen zoekmachine voor je hele schijf. Je moet stukken zelf in een notitieboek zetten. Het is ook geen tool die dingen verzint uit andere bronnen: dat is de kracht, maar ook de grens. Vraag je om een creatieve tekst of een advies dat niet uit je stukken komt, dan krijg je volgens Google soms geen antwoord. Voor een juridisch beslissend contract is een samenvatting geen vervanging van een jurist.

Wil je weten waarom zo’n tool soms een passage mist? Lees dan hoe RAG werkt. Wil je dezelfde documenten steeds beschikbaar hebben in een chat met Claude? Dat staat in Claude Projects voor het mkb.

Checklist: ben je klaar?

• Je bent ingelogd met het juiste account (zakelijk voor klantstukken)
• Je notitieboek heeft drie tot vijf bronnen over één onderwerp
• Je hebt een bedrag of termijn gecontroleerd door op de verwijzing te klikken
• De taal van je Audio Overview staat op Nederlands
• Het notitieboek staat niet openbaar en je hebt geen feedback gestuurd met klantgegevens