Notuleren met AI: zo laat je je vergadering automatisch uitwerken

Notuleren met AI betekent dat software meeluistert in je vergadering, het gesprek omzet in tekst en er een verslag van maakt met besluiten en actiepunten. In deze gids zet je dat in vijf stappen op, laat je het verslag maken met drie prompts en controleer je het in vijf minuten. Daaronder staat per platform hoe je het aanzet in Teams, Zoom en Meet en wat de AVG van je vraagt.

Update 12 november 2026 Deze gids is omgebouwd. De vijf stappen staan nu bovenaan, er zijn twee prompts bij (actiepunten met bewijs en de mail met besluiten), een controle in vijf punten en een checklist. Het deel per platform staat onder de stappen. Wat er is veranderd lees je onderaan.

Wat heb je nodig

• Een vergadering om mee te testen, liefst een gewoon overleg met jargon en onderbrekingen
• Je vergaderplatform (Teams, Zoom of Google Meet) of een laptop of telefoon voor overleg in de zaal
• Een korte woordenlijst met namen van collega’s, klanten en projecten
• Een melding aan de deelnemers, in de uitnodiging en aan het begin
• Twintig minuten voor het eerste verslag. Daarna ongeveer vijf minuten per overleg

Stap 1: kies je route

Begin bij wat je al hebt. Een losse app of zelf werken heb je pas nodig als je pakket het niet kan.

Route	Voor wie
Wat je al hebt	Je hebt een betaald Zoom-pakket, Teams Premium of Copilot (per platform)
Een notuleer-app	Je vergadert veel en op meerdere platforms (Granola en Fathom)
Zelf met Claude of ChatGPT	Je vergadert af en toe of in de zaal zonder online vergadering

Vergader je in het Nederlands in Google Meet, dan valt de eerste route af: Meet maakt nog geen notities van Nederlandse vergaderingen.

Gelukt als je weet welke van de drie je deze week gebruikt.

Stap 2: meld het en regel de AVG vooraf

Een opname bevat persoonsgegevens. Deelnemers moeten het vooraf weten (zie veilig notuleren).

1. Zet in de uitnodiging dat je laat notuleren en waarvoor.
2. Check bij een losse app of er een verwerkersovereenkomst?VerwerkersovereenkomstEen verplicht contract tussen jou (verwerkingsverantwoordelijke) en een leverancier die persoonsgegevens namens jou verwerkt, zoals een AI-tool.Hele uitleg: VerwerkersovereenkomstSluiten is en waar opnames staan.
3. Spreek af hoe lang opnames en transcripten blijven staan.
4. Gaat het over gezondheid, een conflict of een disciplinaire kwestie, neem dan niet op.

Gelukt als in de uitnodiging staat dat je opneemt en waarvoor.

Stap 3: bereid voor

Een woordenlijst helpt meer dan een duurdere app. Namen gaan het vaakst mis in de transcriptie?TranscriptieHet automatisch omzetten van spraak naar tekst, bijvoorbeeld van een vergadering, klantgesprek of ingesproken memo.Hele uitleg: TranscriptieSluiten, de stap waarin gesproken woord tekst wordt.

1. Zet de agenda klaar.
2. Voeg namen van collega’s, klanten en projecten toe aan de woordenlijst van je app. Kan dat niet, plak ze dan bovenaan je prompt in stap 5.

Gelukt als de agenda en de namenlijst klaarstaan.

Stap 4: neem op

1. Start de opname of de notulist.
2. Meld aan het begin opnieuw dat er wordt opgenomen, ook als er geen bot zichtbaar is.
3. Spreek af dat bij besluiten één persoon tegelijk praat.
4. In de zaal: leg het apparaat midden op tafel of gebruik een losse vergadermicrofoon.

Gelukt als je na afloop een transcriptie of een verslag hebt.

Stap 5: laat het verslag maken

Maakt je platform of app zelf een verslag, gebruik dat dan en ga door naar de controle. Heb je alleen een transcriptie, plak die dan in Claude of ChatGPT met deze prompt:

Hieronder staat de transcriptie van ons overleg van [DATUM]
met [NAMEN EN ROLLEN]. Maak er notulen van in het Nederlands:

1. Aanwezigen en afwezigen
2. Per agendapunt: wat is besproken, in hooguit drie zinnen
3. Besluiten, genummerd
4. Actiepunten in een tabel: wat, wie, wanneer
5. Open vragen voor het volgende overleg

Verzin niets. Staat iets niet duidelijk in de transcriptie,
zet er dan [controleren] achter. Schrijf zakelijk en kort.

Namen die vaak verkeerd gaan: [NAMENLIJST]

[TRANSCRIPTIE]

Wil je alleen de actiepunten, met bewijs erbij:

Haal uit deze transcriptie alleen de actiepunten.
Geef per actiepunt:
- wat er moet gebeuren
- wie het doet en wanneer, alleen als dat letterlijk is gezegd
- het citaat uit de transcriptie waar het op staat
- status: "afgesproken" als iemand het toezegde, anders "te bevestigen"

Vul geen eigenaar of datum in die niet is genoemd.

[TRANSCRIPTIE]

En de mail waarmee je het verslag rondstuurt:

Schrijf een korte mail aan [DEELNEMERS] met de notulen van [OVERLEG].
Begin met de besluiten, dan de actiepunten met eigenaar.
Vraag iedereen om aanvullingen of correcties vóór [DATUM].
Gebruik alleen wat in de notulen staat.

[NOTULEN]

Een taalmodel vult gaten soms zelf in (hallucinatie?HallucinatieEen antwoord dat overtuigend klinkt maar feitelijk onjuist is, zoals een verzonnen bron of niet-bestaand jurisprudentienummer. Geen storing, maar een eigenschap van hoe taalmodellen werken: controleer feiten dus altijd zelf.Hele uitleg: HallucinatieSluiten). Met [controleren] en “te bevestigen” zie je meteen waar je moet opletten. Een gratis Claude-account kan bestanden ontvangen (Claude), maar zet geen gevoelige gesprekken in een gratis consumentenaccount.

Gelukt als je een verslag hebt waarin elk actiepunt een eigenaar heeft of als “te bevestigen” is gemarkeerd.

Zo controleer je het verslag

Je leest niet alles na. Je leest de vijf plekken waar een AI-verslag vaak fout zit.

Wat er misgaat	Waar je op let
Een idee wordt een besluit	Staat bij elk besluit iemand die “ja” zei? “We kijken ernaar” is geen besluit
Sprekers zijn verwisseld	Klopt bij elk actiepunt wie het toezegde?
Een voorbehoud valt weg	”Als de klant akkoord is” moet blijven staan
Een naam, bedrag of datum is verkeerd verstaan	Vergelijk met je agenda, offerte of namenlijst
De AI vult een eigenaar of deadline in	Staat het in de transcriptie? Zo niet, schrap het of zet “te bevestigen”

Stuur het verslag daarna als concept rond en vraag om aanvullingen. Zo vangen de deelnemers wat jij miste. Meer over het nalopen van AI-tekst lees je in AI-hallucinaties herkennen.

Werkt het niet?

Probleem	Probeer dit
Namen kloppen niet	Voeg een woordenlijst toe of zet de namen bovenaan je prompt
Het verslag is vlak of te lang	Vraag om een vaste opbouw zoals in de prompt en een maximum aantal zinnen per punt
Mensen praten door elkaar	Spreek af dat bij besluiten één persoon tegelijk praat
De bot wordt niet toegelaten	Je organisatie blokkeert externe bots. Kies een app die lokaal opneemt of werk zelf met een transcriptie
Google Meet maakt geen notities	Die functie werkt nog niet in het Nederlands. Kies een app of werk zelf
Teams maakt alleen een transcript	De licentie voor Teams Premium of Copilot ontbreekt. Of de transcriptie stond uit

Automatisch notuleren in Teams, Zoom of Meet: zo zet je het aan

Microsoft Teams

Teams kent drie niveaus. Het eerste is transcriptie: Teams zet het gesprek om in tekst. Alle deelnemers zien een melding en het transcript komt in de OneDrive van de organisator (Microsoft). Een verslag maakt Teams daar nog niet van.

Het tweede niveau is intelligent recap: na afloop een automatisch verslag met notities en actiepunten. Daarvoor heeft de gebruiker een licentie voor Teams Premium of Microsoft Copilot nodig en moet transcriptie aan staan (Microsoft Learn). Nederlands staat in de lijst met ondersteunde talen (Microsoft Support).

Het derde niveau is Facilitator, met een Copilot-licentie. Je voegt hem toe aan een geplande vergadering en hij houdt live notities bij op een Loop-pagina. Copilot kan ook een verslag maken zonder het transcript te bewaren. Dat verslag wordt een Word-bestand in de OneDrive van de organisator, dat standaard na 120 dagen verloopt (Microsoft Learn).

Microsoft 365 Copilot Bedrijven kost €18,20 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, exclusief btw. Tot en met 31 december 2026 geldt een actieprijs van €15,60 voor bestaande klanten met een geschikt Business-plan (Microsoft). Of dat de moeite waard is naast andere abonnementen, zie je in welk zakelijk AI-abonnement past bij je team.

Zoom

De samenvatting heet nu “Meeting summary with AI” en zit zonder meerprijs in de betaalde Zoom Workplace-pakketten (Zoom). Nederlands staat in de lijst met talen voor de samenvatting (Zoom Support).

1. De beheerder gaat in het Admin Center naar Settings en dan Zoom AI en zet “Meeting summary with AI” aan.
2. Daar kies je ook wie de samenvatting krijgt: alleen de host, de host met co-hosts, interne genodigden of alle genodigden inclusief externen (Zoom Support).
3. In de vergadering klik je op het Zoom AI-icoon, dan Meeting summary en start je de samenvatting.

Deelnemers zien een AI-icoon in beeld. Een aparte toestemmingsvraag beschrijft Zoom niet, dus zeg het er zelf bij.

Google Meet

“Take notes for me” maakt notities met Gemini en zit in Workspace Business Standard, Business Plus en Enterprise. De beheerder zet hem aan in de Admin console (Google).

De vergadering moet in een ondersteunde taal zijn: Engels, Frans, Duits, Italiaans, Japans, Koreaans, Portugees of Spaans. Nederlands hoort daar op 12 november 2026 niet bij (Google Meet Help). Vergader je in het Engels, dan komen de notities als Google Doc in de Drive van de organisator en zien deelnemers een melding in beeld.

	Teams	Zoom	Google Meet
Nodig	Teams Premium of Copilot	Betaald Zoom Workplace	Workspace Business Standard of hoger
Nederlands	Ja	Ja	Nee
Waar komt het verslag	Teams en OneDrive	Bij wie de beheerder kiest	Google Doc in Drive

Notuleer-apps met of zonder bot

Bij de ene app schuift een zichtbare bot je vergadering binnen. De andere neemt op je eigen apparaat op en de anderen zien niets. Een bot is transparanter. Lokaal opnemen is discreter, maar dan ligt de plicht om het te melden helemaal bij jou.

• Granola neemt op zonder bot. Basic is gratis met een beperkte geschiedenis. Business kost $14 per gebruiker per maand (Granola). De site noemt alleen dollars. Installeren lees je in Granola voor mkb.
• Fathom heeft een gratis plan met onbeperkt opnemen en transcriberen, met bot of zonder bot (dat laatste in bèta). Premium kost $16 per maand bij jaarbetaling en $20 per maand los (Fathom).

Wil je alleen een transcriptie met opslag in de EU, kijk dan naar Amberscript. Vraag bij elke aanbieder om de verwerkersovereenkomst en kijk zelf waar opnames staan.

Let op Sommige apps mogen je agenda lezen en schuiven dan vanzelf aan bij elke vergadering, ook bij een gesprek met een sollicitant of een klant met een klacht. Zet automatisch meedoen uit en start de app per vergadering zelf.

Veilig notuleren: wat de AVG van je vraagt

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft geen pagina over AI-notulisten, maar wel regels voor het opnemen van gesprekken op het werk (Autoriteit Persoonsgegevens):

• Je mag gesprekken opnemen als dat noodzakelijk is.
• Medewerkers hebben het recht om te weten dat hun gesprek wordt opgenomen. Eén keer vertellen bij indiensttreding is niet genoeg.
• Ook klanten informeer je vooraf, met het doel van de opname.
• Heimelijk opnemen mag vrijwel nooit.

Vertaald naar AI-notuleren: meld het in de uitnodiging en aan het begin. Spreek ook af hoe lang opnames blijven staan. Een verslag kan blijven. De opname zelf is na een week of twee meestal niet meer nodig. Bij een externe app heb je een verwerkersovereenkomst nodig. Bij Teams, Zoom en Meet zit die in de zakelijke voorwaarden.

Checklist: klaar om te versturen

• In de uitnodiging stond dat er werd opgenomen en waarvoor
• Elk besluit is echt genomen en niet alleen besproken
• Bij elk actiepunt klopt de eigenaar of staat “te bevestigen”
• Namen, bedragen en datums heb ik vergeleken met mijn eigen stukken
• Er staat geen [controleren] meer in
• Ik vraag in de mail om aanvullingen
• Ik weet wanneer de opname wordt gewist

Volgende stap

Wil je de actiepunten daarna automatisch in je planning of taken krijgen? Lees Granola koppelen aan Claude.

Zo is deze gids gemaakt

Omgebouwd op 12 november 2026 na een vergelijking met de notuleergidsen van twee andere Nederlandse sites. Die zetten de stappen eerder en controleren het verslag in de tekst zelf. Nieuw: de stappen bovenaan met “Gelukt als”, de prompt voor actiepunten met citaat en status, de mail met besluiten, de controle in vijf punten, de tabel “Werkt het niet?” en de checklist. Geschrapt: de bewering dat de AI-notities in de mobiele app van Teams alleen Engels doen (niet terug te vinden bij Microsoft) en een verwijzing naar een nieuwsstuk over belgesprekken.

Nagelezen bij de bron op 12 november 2026: de talen van Google Meet, Zoom en Teams, de licenties voor intelligent recap, de bewaartermijn van 120 dagen, de prijs van Microsoft 365 Copilot Bedrijven en de actieprijs, de prijzen van Granola en Fathom en de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens. De stappen in Teams, Zoom en Meet zijn niet zelf doorlopen en de prompts zijn niet opnieuw getest.

Eerdere wijziging: op 10 november 2026 kwamen per platform de licentie, het klikpad, de taal en de melding aan deelnemers erbij, plus het deel over de AVG.